Devlet yönetimi, kendi özel yapısı gereği diğer organizasyonlardan farklı ilke, kural, yöntem ve yasalar temelinde işler. Bu ayrışmanın belirgin olduğu alanlardan biri bütçe ve bütçe yönetimidir. Devletin bütçe hazırlama sürecinde önce harcamalar hesaplanır, ardından bu harcamaları karşılamak için gerekli gelirler yaratılır ve böylece bütçe denkleştirilmeye çalışılır. Ancak bu yaklaşım, harcama konusunda sınırsız yetki doğurabilir. Bilinçten uzak, bencilce veya liyakatsiz bir şekilde yapılan harcamalar, bazen gelirlerle dengelenebilme kapasitesini aşabilir ve kamu kaynaklarının yetersizliği sorununu doğurabilir.
Özel sektörde ise süreç tersine işler; önce gelir yaratılır, ardından bu gelire uygun harcamalar yapılır. Devlet bütçesi yönetimi ile özel sektör bütçesi arasında en temel farklılık budur. Devlet, toplumun ihtiyaç duyduğu hizmetleri sunarken bina, personel, enerji, makine ve ekipman gibi çeşitli maliyetlere katlanır. Bu giderler, hizmetten faydalanan toplum tarafından sağlanan vergilerle karşılanır ve bu talepler devletin egemenlik hakkına dayanarak meşru kılınır. Ancak, toplum ödediği vergiler karşılığında eksiksiz ve kaliteli hizmet bekler. Devlet ile toplum arasında bu konuda mutabakat sağlandığı sürece ve bütçe denk olduğu müddetçe herhangi bir sorun ortaya çıkmaz. Ancak ödenen vergilerin kamu harcamalarını karşılamadığı durumlarda toplumsal mutsuzluk kaçınılmaz bir hale gelir. Bu durum yalnızca bireylerin refah seviyesini düşürmekle kalmaz, aynı zamanda genel kalkınma hızını da sekteye uğratır. Bu nedenle devlet bütçelerinin denk olması temel bir ideal olarak benimsenir.
Merkez Anadolu Devlet Yönetimi Sistemi’nde, gider odaklı ve ihtiyaç temelli bütçeleme yaklaşımı hatalı kabul edilerek uygulanmamaktadır. Bunun sebebi, harcamaların gerçekleştirilmesi ve ihtiyaçların tanımlanmasının yetkisinin, devlet hiyerarşisi içinde en üst kademeden taşra yönetimindeki en alt kademeye kadar geniş bir yelpazede çalışanların inisiyatifine bırakılmış olmasıdır. Örneğin, bir kurum liderinin kişisel heveslerine yenik düşerek gereksiz biçimde yüksek maliyetli bir makam aracı talep etmesi bu bütçeden karşılanabilir. Ancak bu talep gerçekten bir kamu ihtiyacı mı yoksa liderin öznel gerekçelerine dayanan bir “heves zehirlenmesi” mi? Eğer bu tür talepler yeterince denetlenmezse, kamu kaynakları kişisel arzulara göre şekillenebilir ve bu durum devlete ciddi bir mali yük getirir.
İnsanın istekleri sınırsızdır; özellikle maliyetini üstlenmek zorunda olmadığı şeyler söz konusu olduğunda daha da sabırsız ve iştahlı olabilir. Ancak heves zehirlenmesi sonucu yapılan bireysel tercihler “kelebek etkisi” yaratabilir; böylelikle organizasyonda bir kişiyi etkileyen bu heves zehirlenmesi, diğer yöneticilere ve personele yayılabilir. Devlet yönetiminde, hizmetlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan giderlerin miktarı ve çerçevesi kesinlikle bireylerin veya grupların inisiyatifine terk edilmemelidir.
Devlet yönetiminde yapılan hizmetlerin finansmanı sırasında ortaya çıkacak harcama kalemleri ve tutarlarının belirlenmesi, kesinlikle bireylerin veya grupların inisiyatifine bırakılmamalıdır. Özellikle siyaset kurumunun bir parçası olduğu devlet yönetimlerinde, siyasi hedefler uğruna kontrolsüz ve öngörüsüz harcamalar yapılması ihtimali vardır. Dahası, harcamalar için onay veren kişi veya gruplar, bu onayın karşılığında devleti kötüye kullanabilecek tavizler talep edebilir; bu da ciddi bir suiistimale ve hatta şantaja neden olabilir.
Merkez Anadolu Devlet Yönetimi Sistemi, denetimli ihtiyaç temelli kamu harcamaları yaklaşımını benimser. Bu sistemde, bütçe yönetimi kurumundan sorumlu denetim mekanizması, bütçe denkliğini sağlama görevini üstlenir. Gider talepleri, kuruma ihtiyaç açısından önceliklendirilmiş sıra diyagramlarıyla iletilir ve bu diyagramlar üzerinden kalemler ile tutar talepleri detaylandırılır.
Bütçe yönetimi kurumu, tüm devlet birimlerinden gelen talep diyagramlarını kendi analizleri eşliğinde bir raporla meclise sunar. Meclis, dört bölümden oluşan gider kalemlerini ve tutar taleplerini inceleyerek teklifler üzerinde karar verir. Bu talepleri bütünüyle kabul edebilir, kısmen onaylayabilir veya tamamen reddedebilir. Böylece kamu harcamalarının kontrol altına alınması ve disipline edilmesi sağlanır.
Ancak, mecliste çoğunluk oylarıyla kabul edilen, Bütçe Yönetimi Kurumu raporu ile çelişen ve kurum tarafından dikkatle değerlendirilmesi gerektiği belirtilen bütçe talepleri nihai karara bağlanmak üzere cumhurbaşkanına iletilir. Cumhurbaşkanı, bu süreçte ya meclis kararını ya da Bütçe Yönetimi Kurumunun analizlerini onaylar. Son aşamada bütçenin tamamı cumhurbaşkanı tarafından kesin olarak onaylanır.
Onaylanan bütçenin uygulamaya geçirilmesi tamamen Bütçe Yönetimi Kurumunun yetkisi dahilindedir. Eğer yürütme sırasında başka harcama kalemlerine kaynak aktarma, ek bütçe talebi gibi yeni ihtiyaçlar doğarsa, bu konuda nihai karar verici yine aynı kurum olmaktadır.
